25.11.2020
Как правильно выбирать подрядчика

Как правильно выбирать подрядчика

Выбор подрядчика и заключение договора с ним — наиболее ответственный этап реализации проекта. На этом этапе многие компании допускают следующие типичные ошибки:

  • объем проекта (структура объекта) и границы ответственности подрядчика формулируются недостаточно четко;
  • к участию в тендере приглашается слишком мало компаний;
  • на подготовку предложений отводится недостаточно времени;
  • компания-заказчик заведомо отдает предпочтение отдельным кандидатам, что становится известно другим участникам тендера;
  • для выбора подрядчика руководствуются критериями, не связанными напрямую с успехом реализации проекта (например, цена контракта или репутация компании); при этом не учитывается опыт компании по осуществлению проектов в данном регионе, а также опыт и состав специалистов, которые непосредственно будут выполнять работы по проекту;
  • компания не проводит с подрядчиками, прошедшими все этапы предварительного качественного отбора, дополнительных переговоров, направленных на снижение стоимости работ и улучшение условий сотрудничества;
  • в ходе переговоров заказчик настолько сильно снижает цену, что в случае негативного развития событий выполнение проекта для подрядчика становится убыточным.

Важнейшим этапом отбора является четкое определение объемов работ и границ ответственности. Чтобы быть уверенным в результате, полезно провести серию предварительных консультаций с потенциальными подрядчиками и убедиться в полноте и ясности технического задания. Эти процедуры может выполнить для вас опытный специалист по недвижимости (профессиональный инженер-строитель). Также необходимо обеспечить возможность обратной связи со стороны подрядчиков во время тендера и подготовки предложений и быть готовым сделать быстрые и четкие разъяснения всем участникам тендера относительно объема работ по объекту.

Основополагающие факторы успеха при проведении отбора — непредвзятость по отношению к участникам тендера и прозрачность процедуры, ведь для того, чтобы отбор оказался результативным, необходимо обеспечить конкурентные условия. При наличии очевидного кандидата на заключение договора конкурирующие подрядчики будут менее заинтересованы в тщательной подготовке предложений, и стоимость услуг они будут определять по верхней границе прогнозного диапазона стоимости.

Кроме того, очень важно предоставить кандидатам достаточное время для подготовки тендерных предложений. Если на оценку выделяется недостаточно времени, то потенциальные подрядчики вынуждены делать очень приблизительные прогнозы и закладывать дополнительный резерв стоимости на случай, если реальная стоимость объекта окажется выше ожидаемой.

Сначала следует тщательно проанализировать рынок и выявить компании, обладающие необходимым опытом и квалифицированными ресурсами. На первом этапе осуществляется отсев компаний, не обладающих необходимым опытом, квалификацией и ресурсами, а также компаний с высокими рисками финансовой и операционной стабильности (риски банкротства, судебных исков и т.п.). Далее необходимо провести качественное сравнение кандидатов по ряду заранее определенных критериев (опыт реализации проектов, опыт ключевых сотрудников, история), чтобы выявить две-три компании с наиболее привлекательными предложениями. Наконец, на третьем этапе проводятся переговоры с финалистами по стоимости, срокам, команде и другим условиям.

Таким образом, цена предложения играет роль только в том случае, если оно сделано подрядчиком с достаточной квалификацией.

При анализе квалификации необходимо рассматривать целый ряд критериев, в частности следующие факторы:

  1. Предыдущий опыт подрядчиков в области реализации аналогичных объектов. Поручая работу подрядчику без соответствующего опыта — даже если он предложил более привлекательную цену, — компания берет на себя риск, стоимость которого может оказаться чрезвычайно высока.
  2. Навык эффективной организации работы на местном (региональном) рынке.
  3. Наличие у предлагаемых руководителей и участников проекта со стороны подрядчика опыта успешной реализации аналогичных объектов. Этот фактор крайне важен, поскольку фактически работу выполняет не абстрактная компания, а конкретные специалисты. По многочисленным наблюдениям успех зависит от личных качеств руководителей гораздо сильнее, чем от любых других факторов. Ни репутация компании, ни состав рядовых специалистов не могут сравниться по своей значимости с профессионализмом основных руководителей подрядчика.

Подготовка и подписание договора с подрядчиком

Заказчику крайне важно предлагать свою версию договора, тщательно подготовленную заранее и учитывающую его интересы, поскольку стандартный договор, как правило, обеспечивает подрядчику минимальные риски, перекладывая их на заказчика. При подготовке договора помимо юриста следует привлекать опытного специалиста, занимавшегося этой работой.

Потенциальные подрядчики должны понимать, что при выборе победителя тендера необходимо будет пройти переговоры по условиям контракта.

Важно, чтобы в рамках договора максимально точно и полно перечислялись все виды работ и конечные продукты с указанием особенностей процесса приемки и формата представления. Максимально полное описание работ снижает вероятность появления дополнительных пунктов и услуг, не указанных в договоре, или отказа от выполнения не оговоренных в контракте работ.

Все сомнительные аспекты, четко не обозначенные в договоре, будут с высокой вероятностью использованы для заявок на дополнительные работы. В ряде случаев даже весьма авторитетные компании-подрядчики преследуют собственные цели, связанные с дополнительными работами.

Договор с подрядчиком должен быть тщательно проанализирован на предмет распределения рисков. Кроме того, договор должен описывать взаимодействие заказчика и подрядчика — в дальнейшем это значительно облегчит для заказчика контроль за ходом работ.

Организация работы с подрядчиком

Эффективная организация работы с подрядчиком существенно влияет на результативность. Можно выделить следующие ключевые направления взаимодействия с подрядчиками:

  • четкое распределение зон ответственности между сторонами;
  • организация работы контролирующих специалистов;
  • формирование эффективных и понятных для всех участников проекта механизмов обмена информацией, принятия решений и преодоления разногласий;
  • создание атмосферы доверия и нацеленности на успех, разработка процедур для разрешения конфликтных ситуаций;
  • список решений, обязательных для согласования, сроки согласований и схема действий при отклонении от договоренностей.

vestnikmckinsey_ru/transport-infrastructure-and-logistics/ehffektivnaya-organizaciya-rabotyh-s-podryadchikami